Catálogo de documentos PRL

Catálogo general de documentos

En el catalogo de documentos tenemos disponibles todos los documentos relacionados con la funcionalidad de PRL ya sean documentos actuales o del histórico.

La información principal de un documento es el tipo de documento al que está vinculado, ya que la información de ese tipo nos va a indicar como se comporta el documento, básicamente en tres aspectos:

• A qué objeto se vincula : Compañia o Empleado
• Si requiere de un archivo adjunto para ser un documento válido.
• Si tiene control de caducidad

Además es importante conocer los distintos estados en los que puede estar un documento:

• Borrador: Es el estado inicial en el que se crea un documento. En este estado el documento lo podemos gestionar pero no se puede enviar al receptor.
• Aceptado: En este estado el documento ya puede ser enviado al receptor que lo solicite. A este estado se accede desde un documento en estado borrador al que le aplicamos el proceso "Aceptar documento", este proceso a parte de modificar el estado comprueba que cumple con los requisitos que establece su tipo:
  • Tiene archivo adjunto si lo requiere
  • Tiene fecha de caducidad si lo requiere
  • Estas vinculado a un objeto emisor (empleado o compañia)
• Obsoleto: Documento cuya fecha de caducidad ha pasado.

Desde el menú principal dentro del apartado PRL accedemos al catálogo de documentos:

Desde la lista podemos acceder a cada uno de los documentos:

• Tipo de documento: Clasifica al documento y le establece el comportamiento derivado del tipo.
• Estado: Nos indica el estado del documento con las repercusiones indicadas en el punto anterior.
• Descripción: Nombre con el que vamos a visualizar el documento.
• Fecha del documento: Fecha de alta del documento o de entrada en vigor
• Fecha de caducidad: Si el tipo de documento gestiona caducidad aparecerá este campo con la fecha calculada aplicando el periodo de vigencia sobre la fecha del documento.
• Texto completo: Detalles descriptivos del documento. Normalmente de uso interno, no se traslada al receptor.
• Módulo de Administrador de documentos: Aquí añadiremos los archivos que vamos a enviar al receptor. Normalmente todos los tipos requerirán un adjunto, por tanto será necesario incluir algun archivo en este módulo para poder Aceptar el documento.
• Módulo Empleados o Modulo Compañías (según tipo documento): Aquí tendremos que enlazar a los objetos emisores vinculados al documento.  En caso de que el campo multiobjeto del tipo de documento esté desactivado solo podremos añadir uno.

Enlaces a documentación actual

A lo largo del tiempo, documentos que hayan sido válidos dejan de serlos porque se reemplazan con versiones más recientes del mismo tipo de documento y emisor. 

Por ejemplo la revisión médica de nuestro empleado Ana García puede tener una vigencia de 1 año, cuando pasen 5 años en el catalogo tendremos 5 documentos de revisión medica de Ana García en nuestro catalogo de documentos, pero a la hora de seleccionar documentos a enviar queremos que se envíe el documento con la ultima revisión medica. A esto le llamamos enlace al documento actual. Dicho de otra forma, este enlace nos da el documento vigente de cada uno de los tipos de documento para cada uno de los emisores.

En la lista de enlaces a documentación actual tendremos por tanto la visión de la documentación necesaria que tenemos que contemplar para ser enviada a los receptores, esto es la combinación de todos los tipos de documento y todos los emisores exista o no el documento.

En la captura inferior podemos ver que para el empleado Ana García el documento DNI es NO VALIDO, esto puede deberse a dos motivos:

1.  Todavía no se ha generado el documento de ese tipo de documento (DNI) y ese emisor (Ana García)
2. Existe ya el documento, pero este documento no es valido para el envío, normalmente será porque no tienen el archivo adjunto es un documento vencido.

Para el caso 1 tenemos un botón en la cabecera que una vez marcados los registros que no tienen el documento generado te los crea de forma masiva.

Cuando entramos a un enlace de documento actual podremos ver el documento actual y el resto de documentos del historico de documentos de ese tipo de documento y ese emisor:

Las tarjetas con la información de cada documento aparecen por orden de fecha descendiente siendo el primero que aparece con un borde resaltado el documento con vigencia actual y que por tanto será el que la aplicacion va a proponer para su envío al receptor.

Pulsando en cada tarjeta podemos acceder al documento en cuestión.