Configuración Inicial funcionalidad PRL

Activación de parámetros

Para activar la funcionalidad de gestión de documentación PRL tenemos que activar el parámetro   PRL_Activate en Configuración/Parámetros.

Además, tenemos que asignar una configuración de email para que la aplicación pueda enviar los mails de documentación del módulo de PRL a los solicitantes:

Para crear la cuenta de correo el administrador puede crearlas desde la configuración de desarrollo:

Por otra parte, como en cualquier aplicación flexygo, para configurar la cuenta de correo que va a utilizar la aplicación para enviarnos los avisos internos ya sea del módulo de documentación o de cualquier otra funcionalidad de Bruno Gmao tenemos que definir la cuenta de correo en el webconfig:

Alta de tipos de documento

Debemos de definir cada tipo de documento que nos pueda requerir un solicitante. En el tipo de documento vamos a definir como se comportan los documentos que asignemos a cada tipo de documento:

• Descripción del documento.
• Categoría: por el momento únicamente disponible la categoría documentación PRL
• Adjunto requerido:  este campo indica que los documentos que se generen deben de tener adjunto un archivo (PDF, Word, JPG etc.) para considerarse valido para el envío al solicitante.
• Deshabilitado: Si queremos que un tipo de documento ya no aparezca para ser utilizado.
• Comentario:  Observaciones a modo informativo del tipo de documento.
• Vencimiento:  Si el documento tiene un vencimiento que tenemos que controlar. Si lo activamos aparecen nuevos campos:
  1. Frecuencia: cantidad de periodos que conforman el vencimiento.
  2. Periodo: tipo de frecuencia (diario, semanal, mensual, trimestral, anual)
  3. Días previos a notificar: cuantos días antes de que venza el documento queremos que la aplicación nos avise de esta próxima caducidad.
• Enlace a empleados: indica que el documento se enlaza únicamente a empleados.
• Enlace a empresas: indica que el documento se enlaza únicamente a empresas.
• Objeto múltiple: Indica que el documento se puede enlazar a varias instancias del objeto al que tiene habilitado el enlace. (p.e si está enlazado a empleados un mismo documento permitimos vincularlo a varios empleados)

Los tipos de documento se pueden generar manualmente o mediante una importación de Excel existente en el área de administrador en el menú Importar.

Desde el nodo del menú principal tendremos acceso a la lista de tipos de documento PRL:

Activación de Empresas Internas (emisor de documentación)

Tendremos que indicar sobre qué empresas dependientes de organizaciones internas queremos distribuir documentación.

Para ello seleccionamos una organización interna, seleccionamos la compañía que queramos activar y abrimos su ficha y marcamos la opción PRL.

En el botón acciones disponemos de un proceso “Generar documentación faltante” el cual genera todos los documentos de la empresa que estén sin generar, de aquellos tipos de documento vinculados a empresas. En la parte inferior veremos la lista de documentos generados:

Activación de Empleados (emisor de documentación)

Del mismo modo que veíamos en el punto anterior, debemos indicar sobre que empleados queremos emitir documentación para los solicitantes.

Accedemos al empleado en cuestión, activamos la opción PRL, generamos los documentos con el proceso del botón acciones “Generar documentación faltante”

Activación de Centros de Trabajo Externos (receptores de documentación)

Los solicitantes/receptores de documentación serán los centros de trabajo vinculados a las organizaciones externas. Una vez accedemos a un centro de trabajo externo tenemos que activar la opción PRL para activarlo.

Una vez activado nos aparecerá una opción para indicar el método de transferencia de documentación con la que trabaja ese centro de trabajo:

Tenemos dos opciones disponibles que difieren de la información a introducir vamos a verlas a continuación.

Tipo de transferencia: Email

Tan solo nos pedirá el email destino al cual debemos enviar la documentación

Tipo de transferencia: Plataforma

• Seleccionamos una plataforma de las que tenemos dadas de alta o podemos darla de alta en ese mismo momento desde la opción +
• A modo de recordatorio si lo creemos conveniente indicamos el usuario y la contraseña para acceder a la plataforma.
• Si queremos fijar una recurrencia para que la aplicación nos avise que tenemos que renovar documentación en la plataforma indicamos la frecuencia y las fecha de ultima y siguiente revisión.

Habilitar Emisores de Documentación por centro de trabajo.

Cada centro de trabajo externo que nos solicita documentación tendremos que indicarle sobre qué emisores podemos emitirle documentación, en nuestro caso sobre que empresas y empleados propios. Esto lo hacemos desde la ficha del centro de trabajo en los módulos correspondientes:

De esta forma a la hora de calcular documentación faltante, solo lo haremos sobre la compañía que le presta servicios y sobre los empleados de nuestra compañía que acceden a sus instalaciones y no del resto de empleados.