Visibilidad de Documentos por Categoría

Descripción

La funcionalidad de Visibilidad por Categoría permite configurar qué empleados, oficinas, empresas, áreas o equipos pueden visualizar los documentos almacenados en una categoría o carpeta específica. Esta configuración complementa los permisos individuales de documentos, permitiendo establecer reglas de visibilidad a nivel de carpeta.

¿Para qué sirve?

Esta funcionalidad es especialmente útil cuando necesitas:

• Restringir el acceso a documentos sensibles organizados por departamentos
• Permitir que solo ciertas áreas visualicen documentación específica
• Configurar permisos de visibilidad de forma masiva para todos los documentos de una categoría
• Mantener la confidencialidad de información por oficinas o empresas

Cómo configurar la visibilidad

Acceso a la configuración

1. Navega al módulo de Categorías en la gestión documental
2. Selecciona o crea la categoría que deseas configurar
3. En la ficha de la categoría, localiza la sección "Visibilidad de la categoría"

Pestañas de configuración

La sección de visibilidad cuenta con 5 pestañas que te permiten configurar diferentes niveles de acceso:

1. Áreas

Define qué áreas organizativas pueden visualizar los documentos de esta categoría.

Campos:

• Categoría: Muestra la categoría actual
• Área: Selector para elegir el área que tendrá visibilidad
• Vista De Categoría: Toggle (activado/desactivado) para habilitar o deshabilitar la visibilidad

2. Compañías

Configura qué empresas o compañías del grupo tienen acceso a los documentos.

Campos:

• Categoría: Muestra la categoría actual
• Compañía: Selector de la empresa
• Vista De Categoría: Toggle para activar/desactivar el acceso

3. Empleados

Permite asignar visibilidad a empleados específicos de forma individual.

Campos:

• Categoría: Muestra la categoría actual
• Empleado: Selector del empleado específico
• Vista De Categoría: Toggle para habilitar/deshabilitar

4. Oficinas

Establece qué oficinas o ubicaciones pueden acceder a los documentos.

Campos:

• Categoría: Muestra la categoría actual
• Oficina: Selector de la oficina
• Vista De Categoría: Toggle para activar/desactivar

5. Equipos

Configura el acceso por equipos de trabajo.

Campos:

• Categoría: Muestra la categoría actual
• Equipo: Selector del equipo
• Vista De Categoría: Toggle para habilitar/deshabilitar

Ejemplo de configuración

Supongamos que tienes una categoría llamada "Administración" con documentos contables y financieros:

1. En la pestaña Áreas, agrega el área "Administración" y activa el toggle de Vista De Categoría
2. En la pestaña Empleados, añade al Director Financiero individualmente
3. En la pestaña Oficinas, agrega la oficina "Sede Central"

Con esta configuración:

• Solo los empleados del área de Administración podrán ver los documentos
• El Director Financiero tendrá acceso aunque no pertenezca al área
• Solo desde la oficina Sede Central se podrá acceder a estos documentos

Puntos importantes

⚠️ Consideraciones:

• Los permisos se aplican de forma acumulativa: si un usuario cumple cualquiera de los criterios configurados, tendrá acceso
• Si no se configura ninguna restricción, la categoría será visible para todos los usuarios con permisos básicos de documentación
• Puedes combinar múltiples criterios para crear reglas de visibilidad complejas
• Los cambios en la visibilidad se aplican inmediatamente
• Esta configuración afecta a todos los documentos actuales y futuros dentro de la categoría

Para más información sobre la gestión de documentos y permisos, consulta la documentación general de FlexiGO.